Préparer les arrivées du jour, c’est le cœur de la réception. Si la liste est floue, l’équipe perd du temps, le client attend, et les erreurs (chambre pas prête, doublon, note oubliée) s’accumulent.
Voici un cadre simple pour arriver le matin avec une vue claire — surtout quand les réservations viennent de plusieurs canaux.
Ce que la réception doit voir en un coup d’œil
- qui arrive aujourd’hui (nom, heure de check-in prévue) ;
- quelle chambre est assignée ;
- le statut : confirmé, déjà sur place, annulé, no-show possible ;
- la source (direct, Booking, Airbnb…) pour anticiper les particularités ;
- les notes utiles : lit bébé, arrivée tardive, ménage prioritaire.
Sans cette liste, on reconstruit la journée à partir de mails, d’onglets OTA et d’un tableur — chaque matin.
Les erreurs classiques du matin
- chambre pas libérée : le départ de la veille n’était pas clairement signalé ;
- double attribution : deux canaux, un seul lit ;
- client sans dossier : réservation OTA non importée dans le planning ;
- notes perdues dans WhatsApp ou un post-it.
La plupart de ces incidents viennent d’un planning fragmenté, pas d’un manque de bonne volonté.
Une routine en trois gestes
- La veille au soir — vérifier les arrivées du lendemain et les départs du jour ; prioriser le ménage.
- Le matin — ouvrir la liste du jour, confirmer les chambres libres, noter les arrivées tardives.
- En journée — mettre à jour les statuts (arrivé / parti) pour que toute l’équipe voie la même chose.
Cette discipline suffit souvent pour un petit établissement, avant d’envisager un PMS plus large.
Un outil léger pour tenir le planning
Si vous voulez une vue jour / semaine / mois et des réservations centralisées (dont sync iCal), Planning Chambres (Travelnet) est conçu pour ça : 19 € TTC / mois, résiliable en ligne — pour préparer la réception sans recoller Excel et calendriers OTA.
Conclusion
Une bonne réception commence la veille : une liste d’arrivées fiable, des chambres réellement libres, des notes lisibles. Le reste, c’est de l’accueil — pas de la reconstitution de dossier.
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FAQ
Faut-il imprimer la liste du jour ?
Utile si l’équipe est peu à l’aise avec l’écran. L’essentiel reste d’avoir une source unique à jour — papier ou numérique.
Comment gérer une arrivée très tôt ?
Notez-la la veille, vérifiez si la chambre peut être prête, sinon proposez un dépôt de bagages et une heure réaliste.
Les OTA compliquent-elles forcément la réception ?
Oui si elles restent hors planning. Non si chaque réservation externe apparaît dans la même vue que le direct.
